企業の成長や事業拡大に伴い、オフィスの移転を検討し始める経営者の方は多いのではないでしょうか。
新しい拠点でビジネスを加速させたいと期待が膨らむ一方で、複雑な手続きに不安を抱えるお気持ちはよくわかります。
本記事では、法人の本店移転に伴う各種手続きについて解説します。
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法人の住所変更にあたる本店移転登記とは
法人（会社）の住所変更とは、登記簿に記録されている本店所在地を移転先の新しい住所へ書き換えることです。
物件を契約して実際のオフィスを移転しただけでは、手続きは完了しません。
取引の安全を守る商業登記の性質上、移転日から2週間以内に法務局へ変更登記を申請するルールです。
万が一この申請を怠ってしまうと、過料の対象となる恐れがあるため注意が必要でしょう。
また、同じ登記所の管轄内で移す場合と、別の管轄へ移す場合とでは、申請の手順が異なります。
そのため、私たち不動産会社と賃貸オフィスを契約する際は、移転日や管轄登記所をあらかじめ確認しておくことをおすすめします。
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本店所在地を変更する際の手順
本店移転をおこなうにあたり、まずは自社の定款に記載されている本店所在地の範囲を確認しなければなりません。
もし定款の記載範囲外へ移転するのであれば、株主総会の決議を経て定款を変更する必要があります。
定款変更が不要な場合でも、取締役の決定などにより、具体的な移転先住所と移転日を定めなくてはいけません。
社内決議が済んだら、移転日を基準として期限内に本店移転登記の申請をおこないます。
さらに管轄外への移転では旧所在地を管轄する登記所を経由するなど、手続きがやや複雑化するでしょう。
オフィスの内装準備だけでなく、「定款確認から登記申請まで」の手順を逆算してスケジュールを組むことが大切です。
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登記以外にも各役所への届出が必要
法務局での登記が無事に完了しても、法人の住所変更手続きがすべて終わったわけではありません。
移転に伴い、税務署や年金事務所などへの速やかな届出も必要不可欠です。
たとえば、税務署には「異動届出書」を、労働基準監督署などには労働保険の変更届を提出しなくてはなりません。
それぞれ「移転後速やかに」「翌日から10日以内」「事実発生から5日以内」と提出期限が細かく分かれています。
また、管轄外へ移転する場合は、提出先が新旧どちらの管轄かで迷いやすくなるでしょう。
各役所への提出期限や窓口を事前に一覧化し、漏れなく手続きを進めることが事業継続において重要となります。
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まとめ
法人の住所変更では、移転後2週間以内に登記簿上の本店所在地を書き換える変更登記が義務付けられています。
スムーズに移転を進めるためにも、事前に定款の記載内容を確認し、株主総会などの適切な社内決議を経ておくことが重要です。
登記完了後も税金や社会保険に関する各役所への届出が控えているため、スケジュールに余裕を持って抜け漏れなく対応しましょう。
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