オフィスの移転や新規開設をお考えの皆様、大切な資産や情報を守るためのセキュリティ対策は万全でしょうか。
事業の成長に伴い取り扱う重要書類が増える中、万が一のトラブルで業務が停止してしまうリスクに不安を感じる方も多いでしょう。
本記事では、オフィスに金庫を置く必要性について、用途別の金庫の種類について、オフィス金庫の設置場所や設置方法について解説します。
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オフィスに金庫を設置する必要性とは？盗難と火災への備え
オフィス金庫とは、現金や契約書、個人情報を含む媒体など、通常のキャビネットでは保護が不十分な重要物を保管する設備です。
施錠できる机や書庫も日常的な持ち出し防止には役立ちますが、工具による破壊や高温に耐えられるとは限りません。
したがって、盗難と火災という異なるリスクに備え、重要物の紛失や毀損による業務停止を防ぐために設置が必要です。
盗難対策としては、現金や重要書類を一か所に集約し、鍵を扱える従業員を限定できるメリットがあります。
また、火災対策においては、一般紙用やデジタル記録媒体用など、それぞれの保護条件に合った耐火性能を持つ製品を選ぶことが重要でしょう。
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用途に合わせたオフィス金庫の種類と選び方
用途別に見ると、オフィスで使用する金庫は主に耐火金庫と防盗金庫の二種類に分けられます。
耐火金庫は、盗難対策よりも火災時の温度上昇を抑えることに重点を置いており、契約書や帳簿などを火災から守るために有効です。
ただし、熱や湿気に弱いデジタル媒体を保管する場合は、一般紙用の耐火金庫ではなく、より厳しい試験条件をクリアした専用の製品が必要になります。
一方、防盗金庫は耐火性能にくわえて、バールやバーナーを用いた破壊行為に対する抵抗性能を重視した製品です。
多額の現金や有価証券を保管する際は、保管物の価値や開閉頻度などを考慮し、必要な性能を満たす種類を選ぶようにしましょう。
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賃貸オフィスにおける金庫の適切な設置場所と4つの設置方法
オフィス金庫の設置場所は、来訪者から見えにくい場所やアクセスが制限されている場所を選ぶことが基本です。
執務室の奥や施錠できる管理室などが適していますが、賃貸物件に重量のある金庫を置く前には、必ず床の耐荷重や搬入経路を貸主に確認しなければなりません。
代表的な金庫の設置方法には、アンカーボルトで固定する方法、壁に埋め込む方法、床を補強して置く方法、そのまま床に置く方法の4つがあります。
直接固定は持ち去り防止に有効ですが、床に穴を開ける工事は退去時の原状回復費用に関わるため、賃貸オフィスではベースボード固定も有力な選択肢になるでしょう。
安全な運用のためにも、自己流の施工は避け、専門業者や建物管理者と事前にしっかりと打ち合わせをおこなってください。
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まとめ
オフィスに金庫を設置することは、盗難や火災による重要物の紛失を防ぎ、事業継続のリスクを軽減するために必要です。
保管物が紙の書類かデジタル媒体か、あるいは現金かによって、耐火金庫や防盗金庫など適切な種類を選ぶ必要があります。
賃貸オフィスに設置する際は、セキュリティの高い場所を選び、床の耐荷重や4つの設置方法について貸主や管理会社と事前に協議しましょう。
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